Vše, co zaměstnavatel musí vědět o služební cestě

Služební cesta

Základní informace o zahraniční služební cestě najdete v našem článku, kde zjistíte, co to je zahraniční pracovní cesta, jak vyslání zaměstnance do zahraničí řeší zákoník práce a další důležité informace. Detailní informace o cestovních náhradách jsme pro vás zpracovali v článku Vše, co potřebujete vědět o cestovních náhradách.

Služební cesty a vysílání zaměstnanců do zahraničí probereme detailněji z pohledu personalisty. 

Pracovní cesta je zákoníkem práce definována jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. 

Pracovní cestu je třeba odlišovat od cesty mimo pravidelné pracoviště, kterou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce v rámci sjednaného místa výkonu práce, avšak mimo obec pravidelného pracoviště. Zaměstnavatel může od zaměstnance i bez zvláštní dohody nebo souhlasu požadovat, aby zaměstnanec cestoval v rámci místa výkonu práce i mimo pravidelné pracoviště, nestanoví-li zákoník práce jinak. 

V průběhu pracovní cesty zaměstnanec koná práci podle pokynů toho vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. V případě dočasného přidělení zaměstnance do zahraničí, například v rámci pobočkové sítě zaměstnavatele, může zaměstnavatel pověřit jiného vedoucího zaměstnance, aby během pracovní cesty dával zaměstnanci pokyny k práci a jeho práci případně organizoval, řídil a kontroloval. 

Jste personalista či personalistka a chcete dostávat tipy a užitečné informace? Přidejte se do naší Linkedin skupiny JenHR – Meeting room o personalistice, kde vedle tipů můžete konzultovat vaše dotazy s naší HR expertkou.

Služební cesta vyúčtování

Každý zaměstnanec je povinen svou služební cestu vyúčtovat zaměstnavateli po svém návratu, pokud zaměstnavatel vnitřním předpisem nestanoví jinak. 

Každý zaměstnavatel, který vysílá své zaměstnance na tuzemské či zahraniční pracovní cesty, by měl mít pro tyto potřeby vypracovaný vnitřní předpis. Vnitřním předpisem definuje povinnosti zaměstnance v průběhu a po skončení pracovní cesty, současně také povinnosti své jako zaměstnavatele. Kromě povinností vnitřní předpis řeší také praktické záležitosti, jako je cestovní pojištění zaměstnanců, kdo jej hradí a v jakém rozsahu, způsob dopravy a ubytování, jestli zaměstnavatel umožní, aby byla služební cesta zahájena o víkendu, zda a za jakých podmínek je zaměstnanci umožněna služební cesta soukromým vozidlem a další náležitosti. 

Služební cesta o víkendu není výjimkou, může o víkendu začít, skončit, nebo přes víkend trvat. Na tyto případy myslí i zákoník práce a říká, že pokud je zaměstnanec svým zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, je pro poskytování náhrad cestovních výdajů rozhodující doba trvání pracovní cesty, jak určil zaměstnavatel podle paragrafu 153 odstavce 1. Podle tohoto ustanovení platí, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel s tím, že přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže zaměstnavatel vyšle zaměstnance na služební cestu tak, že její doba zahrnuje i víkendové dny, pak náhrady cestovních výdajů náležejí zaměstnanci i za tyto dny bez ohledu na to, zda v tyto dny pracuje či nikoliv, rozhodující je, že pracovní cesta trvá. 

Služební cesta a pracovní doba

Víme, že zákoník práce pracovní dobu definuje jako dobu, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci, a dobu, v níž je zaměstnanec na pracovišti připraven k výkonu práce podle pokynů zaměstnavatele. To platí i pro služební cestu, pracovní cesta a pracovní doba se stále řídí platnými zákony. Jinými slovy, doba strávená na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů, byť je nad rámec pracovní doby, není prací přesčas.

Současně paragraf 210 zákoníku práce říká, že “Doba strávená na pracovní cestě nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí. Jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda nebo plat ušla, přísluší mu náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku.”

Pojďme si výše uvedené ukázat na příkladu. Pan Novák má pracovní dobu od 9:00 do 17:30 hodin. Na služební cestu se vydal v 8:00 hodin ráno (cestoval vlakem a nepracoval), práci ukončil v 17:30 hodin a vrátil se v 19:00 hodin (cestoval vlakem a nepracoval). Čas mimo jeho standardní pracovní dobu, to je čas mezi 8:00 a 9:00 a také mezi 17:30 a 19:00 hodin, mu proplacen nebude. Jedná se o dobu strávenou na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů, v tomto případě doba strávená na pracovní cestě jízdou v dopravním prostředku proplacena nebude. 

Naopak, pokud by pan Novák svou jízdu vlakem ukončil až v 9:30 (tedy 30 minut po začátku jeho pracovní doby), bude mu tento čas proplacený. Podle pravidla, že čas strávený na služební cestě jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele. 

Pracovní cesta do zahraničí 

Téměř každá služební cesta začíná v České republice, je tedy nejprve služební cestou tuzemskou. Rozhodným okamžikem pro určování doby strávené mimo ČR, je okamžik přechodu státních hranic, dobu přechodu státní hranice je zaměstnanec povinen oznámit zaměstnavateli. 

Zaměstnanci náleží stravné v případě, kdy hranice České republiky překročí byť jen na jednu hodinu. Výše stravného vyplácená zaměstnanci závisí na tom, v jaké zemi služební cesta bude. 

Vysílání zaměstnanců do zahraničí

Vysílání zaměstnanců k výkonu práce do zahraničí se řídí předpisy, které vysílání pracovníků upravují. 

Vyslání zaměstnance můžeme definovat jako situaci, kdy zaměstnanec, který pracuje pro svého zaměstnavatele na území jednoho státu, je dočasně vyslán svým zaměstnavatelem na území jiného státu, aby tam pro něj vykonal určitou práci. Vyslaný zaměstnanec podléhá i nadále právním předpisům vysílajícího státu.

O vyslání zaměstnance na pracovní cestu do zahraničí jde v případě, že vaše společnost se sídlem v některém ze států EU má smlouvu s partnerským podnikem v jiném státě Unie a je potřeba z důvodu poskytování služeb vyslat vaše pracovníky na určitou dobu do tohoto státu, nebo vysíláte pracovníka sice do vašeho podniku, který ale sídlí v jiném státě EU.

Publikováno 17. července 2023